随着电子政务网上办公的日渐盛行，纸质红头文件和内部资料不再是党政机关开展政务活动的主要媒介而只充当了存档备阅的角色，有的文件仅需印刷几份或几十份。如果用传统的印刷机单跑垫纸也不只几十张，印量少、浪费率高、工序多、周期长，这些因素严重阻碍了政务提速。另外，出于安全保密的需要，大部分党政机关印刷厂还承担着市级、省级国家级大型会议相关会议材料的印刷工作，时间紧，任务重，如何提高印刷效率和印刷质量成为党政机关印刷厂迫切需要解决的问题。
数码印刷方便快捷灵活高效一张起印墨色稳定等诸多优点，弥补了传统印刷的许多缺陷，也解决了机关文印系统存在的上述问题。现在，从中央到各省市自治区的党政机关印刷厂相继购置了数码印刷机，并在逐步扩大规模。然而，在使用数码印刷机的过程中我们也遇到了一些不容忽视的问题，在这里与大家共同探讨～下。
一，纸张问题
(一)纸张尺寸
机关文印系统目前普遍使用两种纸型A4和16R-分别适用于政府和党委系统而且党委系统还侧重于使用颜色偏黄的16R-双胶纸。目前，数码印刷机基本上都是国外制造，广泛认同的尺寸是国际通用的AB型纸有些数码印刷机不认我们经常使用的八开纸张，导致的结果是不得不用A3纸印八开的文件，造成纸张的浪费。另外印出的成品由于爬移的原因，极易出现页边不整齐的现象，所以在后序装订时还需要裁边，如果用A3或八开尺寸的纸印届，往往会出现最终成品尺寸偏小的情况，这就要求印刷用纸要比A3小开大一点。再者，有出血的印件也需要纸张尺寸比成品尺寸稍大。因此，我们在购买数码印刷机时，一定要注意纸盘尺寸的范围是否能满足我们的需要，以及能否自定义尺寸。
(二)纸张适用性
基于静电复印技术的数码印刷机偏爱静电复印纸，然而静复印纸要么身价高，要么木浆少、纸粉多，令我们这些自收自支的机关印刷厂只能望纸兴叹。因此，我们在购买数码印刷机时，一定要考虑到纸张适用性。数码印刷机的加热温度都比较高，普通双胶纸经数码印刷机印刷，径向一般都要缩小1～2mm，纬向一般要缩小0，5～1mm，而且随天气湿度不断变化。这对于对尺寸要求非常严格的机关文印系统来说，是必须要解决的一个问题。我们的经验是：准备一个恒温纸箱，提前裁一部分纸备用。
(三)卡纸率
无论是基于搓纸轮，还是基于传送带传送纸张的数码印刷机都会产生不同程度的卡纸。通常静电复印纸卡纸现象比较少，而双胶纸，尤其是定量较小的双胶纸卡纸比较明显。造成卡纸的原因很多，有可能是静电原因，也可能是纸毛太多等等。卡纸不仅会造成纸张的浪费，更会因清除被卡纸张，造成时间上的延误。对于分秒必争的机关文印系统，卡纸率是必须要考虑的。而且，不同的季节，不同的温度湿度，卡纸率也不一样，因此我们在购机时如果有条件可以先在本地试用，检验一下卡纸率，然后再考虑是否购买。
二，印刷质量
低档数码印刷机在印刷平网、大底纹时，容易印不匀再者低档数码印刷机印刷线数大多在100线／英寸左右比传统印刷报纸的印刷线数还要低，而且数码印刷机用的是墨粉，墨粉颗粒较大更容易损失细节图像层次表现上欠丰富。因此，如果文件中的图形图像较多，则有必要选择印刷质量高的数码印刷机，如果是文字相对较多的文件，则可以选择印刷质量低的数码印刷机。
数码印刷机需要经常性地维护和保养，如果维护跟不上就会导致字迹不清楚，或有线痕，或有某缺字断划等现象因此，在印刷过程中要不断地做好检查工作。另外，还有可能出现双张，都必须仔细做好检查。机关文印系统印刷的文件材料都是相当重要的，摸透数码印刷机的脾气，及时解决问题，是我们避免出错的关键。
三、软硬件匹配
多年以来，党政机关印刷厂大多都使用北大方正的排版软件，而北大方正的 PSPRIP或PSPPRO}]-印都是单面印刷，无法实现双面印刷。因此在方正排版软件与数码印刷机之间需要架起一座桥梁，实现PsA：件的双面打印。方正文易是北大方正很久以前开发的一个将方正PsA：件转为PDF格式的软件，通过这个软件生成PDF文件，再用AdObeACrobat将PDF文件打印至数码印刷机上，可以实现双面打印，但方正文易操作系统仅限于wlN98，字库也与现在方正字库不一样，因此在与目前方正排版软件字体匹配上存在问题，很多字体转PDF以后无法体现。不过，现在方正研发的方正印捷数码印刷系统，兼容并包，不仅可以实现PsA：件的双面打印，而且还能将DOC、 TlFJPGWPSXLS、PDFEPS、PS2s72、℃EB、PRN、S2、PS格式的文件打包处理，省去了文件格式之间转换的过程。再加上方正印捷中包含了文合拼版软件，能够实现拼版印刷，事半功倍，节约了时间，提高了效率。由于从前至后都是北大方正的软件，因此不会出现不匹配的问题，稳定性比较好，不失为一款成功的软件。如果考虑到软件提速、整个系统的稳定性，买方正印捷也是不错的选择。
在数码印刷机的使用过程中，基本上都是用AdObe的Ps打印格式SF! qHP的PCL5、PCL6打印格式。前者打印速度快，适用于大多数的软件，能打印镜像和反图但是由于打印机没有装字体，极易出现乱码对方正生成的Ps文件不适用。几乎所有的Ps打印都无法调节亮度和对比度，深度不够，我们的Ps版转印纸就无法满足制版需要。后者相对稳定，但速度较慢，且无法打印镜像和反图。这是我们无法解决的问题，也是希望数码印刷机厂商解决的问题。
四、红头文件的印刷
红头文件在机关文印系统所有印件中占有一定比重有了数码印刷机以后，小印量存档用的红头文件非常适合用数码印刷机来印刷，但问题也随之而来，如何实现套色7笔者认为以下8种方法可以借鉴。
(一)买一台高速双色数码印刷机一次性解决套色的问题。此种方法效率最高，但是速度超过100页／分的双色数码印刷机，动辄上百万元，甚至两百余万元，令许多机关印刷厂不敢问津。
(二)要么先用胶印机印制红头，再上单色数码机印刷，要么先用单色数码机印制黑色文件，再用传统数码机印制红头。然而这两种方法经试验都不理想。先由胶印机印制红头后的纸由于经过印刷机后，水分会比较大，需要较长时间晾干后，才能通过数码印刷机，且易出现卡纸现象，而且极易套印不准。然而，经数码印刷机高温加热印刷后的纸张，会丧失]5％0～20％的水分，拿到传统印刷机上套红，纸张达不到应有湿度，易起褶。由于传统印刷和数码印刷的原理不同二者很难达到一个比较好的衔接。
(三)买一台专印红色墨的一体机，专门用来印红头。此种方法非常好，我们将原来的一体机改装红色油墨后，用来套红头，速度快，且不易起褶。因此我们建议用该种方法。
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