机关办公文印，作为专为各党政机关部委提供文件打印服务的机构，既有着政府机关的性质，又像其他印刷企业一样，面临着体制改革、技术改造、设备更新的任务。由于其处于特殊的环境，面对着特殊的服务对象，承担着特殊的任务，所以其在采用新技术方面既有着迫切性，又需要谨慎处理好一系列的问题。近年来，数码印刷技术不仅在商务快印领域得到了应用，而且由于其快速、短版等优势正巧符合机关文印的特点，所以致力于推广数码印刷发展的人们，也对机关文印寄予厚望，那么实际的使用情况如何呢？我们请来苏州市大元印务有限公司（原苏州市机关印刷厂）总经理卢凤燕女士、广州市人大常委会机关印刷厂梁建生先生，听一听他们的想法与做法。

信息化建设：带来挑战与机遇

随着信息时代的到来和网络、计算机等技术的进一步成熟与完善，近年来，电子政务信息化建设进一步深入，而这其中，无纸化办公、电子公文被作为提高政府机关办公效率、节约资源的一种手段而被日益推行。所谓无纸化办公，顾名思义，就是在政府工作的流程中，减少纸质文件的传递，而通过将纸质公文以专有的技术处理成为数字化信息，再利用计算机网络进行公文的管理、远程传送，最后到达传达对象的手中。

可想而知，无纸化办公确实避免了纸质文件在逐级传达中所引起的效率低、易泄密、易丢失等弊病，而且节约了纸张、人力等资源，但文件印制量的减少同时也给机关办公文印带来了生存的危机。再加之，有的政府机关开始实行政府定点采购制来确定提供文印服务的机构，因此原有的机关文印如果不能发挥出其不可替代作用的话，只有面临着裁员、精减等危机。

不过，危机与机遇并存，卢凤燕女士表示，政府办公越来越趋向于网络化，文件的印量越来越少，一份文件以前一般是印两三百份，而现在通常为50～100份，并且品质要求越来越高，这样，原来机关办公文印所依赖的小胶印往往无法满足这些要求，但数码印刷却具有小批量、速度快、个性化等特点，并且能够和IT技术相结合，实现文件网络化传输、个性化印刷，恰好能借此在机关文印得到大规模的推广应用。

数码印刷：机关文印的功臣

据了解，如今，各机关文印正处于改制的十字路口，有人主张，机关文印应以为机关服务为主；有人主张，机关文印应该走向市场，在做好机关服务的同时，参与市场竞争。众说纷纭，尚无定论。但是有一条道理是铁定的，那就是企业的服务对象、业务范围决定了企业的设备投资和技术引进。机关文件印刷少则几十份、大到几千份；文件的时效性要求高；保密性高，常需要在文件上打号码来掌握文件的去向。另外，机关文件对版面格式、字体符号都有着很严格规定。在面向市场竞争时，个性化需求也越来越多，所以传统胶印在满足这些需要的过程中，往往有些力不从心：由于需要出片制版，印刷周期相对较长，另外，对于文件上的号码，需要打号机来帮忙，而数码印刷在小批量、可变数据印刷上所具备的优势，就决定了它必将成为机关文印中心的重要组成部分。

原来拥有小森四色胶印机的苏州市大元印务有限公司先后于2004年和2005年引进黑白和彩色数码印刷机，卢凤燕女士表示，有了数码印刷机以后，公司为政府机关提供会议服务更加有底气和信心。近几年，在苏州召开的全国性会议特别多，会议所用的一般都是100份以内几百页的材料，而且需要在很短的时间内完成，有时还会出现临时修改文件的情况。如果用传统印刷往往需要提前几天安排文件印刷，无法进行会议文件的及时更新，而且效率较低，工人需要加班加点，但采用数码印刷后，既可以提高印刷的效率，减轻工作强度，也可以为会议提供高质量、即时的文件服务，保证会议的圆满举办。另外，数码印刷也能满足个性化文件的印制需求，满足少量特殊文件的需求。

当然，数码印刷并不能完全满足机关文印所有的需要，从目前国内机关文印的普遍情况来看，大多机关文印中心在采用数码印刷的同时，仍然保持着胶印生产，用数码印刷与传统印刷“两条腿”走路。这是因为它们的业务并不是仅仅以文件印刷为主，往往还承担着各种期刊、资料等的印刷，甚至随着20世纪90年代机关文印走向市场，而面向社会开展经营，承接社会业务。有了这“两条腿”，不管是彩色业务，还是黑白业务，不管是长版活，还是短版活，机关文印中心都可以应付自如。

两条腿走路：因地制宜

在卢凤燕女士看来，尽管数码印刷绝对是为机关服务的功臣，但是由于数码印刷的价格和传统印刷的价格毕竟不一样，因此各个地区的接受程度还是不一样的，各机关文印中心也要根据自身的情况因地制宜来考虑数码印刷设备的档次与数量，一般应以在一两年内收回设备投资为宜。苏州市大元印务有限公司之所以能够较好地运用数码印刷设备，还得益于苏州经济迅速发展，机关文印的要求比较高，文件量也比较大，相对而言，国内其他地方的机关文印可能没有这么大的文件量。而且在国外，1000份以下都可以用数码印刷来印，但是按照国内的印刷工价，印量在100份以下，客户能够接受数码印刷，但是如果是200份以上，客户可能还是会接受传统胶印。

这番话同样在梁建生先生那里得到验证，他认为数码印刷是机关文印的一条发展之路，但是规模不能太大，要根据文件量、企业编制和印刷品特点来定。在广州，市委、市政府和人大机关并不是集中在一起办公，随之，便有多个机关印刷厂在为不同的机关服务，这样，每个机关印刷厂的文件量并不大，所以尽管广州市人大常委会机关印刷厂拥有着先进的数码印刷机，其利用率也并不是特别高。同时，他还指出，如果机关文印中心专注于为机关内服务，作为办公自动化的一个部分，为机关提供文件整理，打印输出及信息存储等服务，那么，数码印刷将会在机关文印中得到更大的作用。

纵观全国，各地区经济发展水平不一样，政府信息化程度不一样，机关文印所面对的需求也不一样。据悉，现在很多地区实行政府定点采购制，政府文件印刷不再是机关文印中心的“铁饭碗”，印刷企业只要是达到相关标准和条件的，都可以为机关文印提供服务。作为机关文印中心，为政府各部门提供最周到、优质的服务不仅是服务好机关的最基本要求，也是机关文印中心自身能否生存与发展的前提条件。所以，新技术的采用是必然之势，我们也希望数码印刷能够在机关文印中心的发展当中发挥出越来越重要的作用。